Studiu de caz: Migrarea unei baze de date de documente pe o platformă modernă
Context
O companie utiliza o soluție software învechită, cu probleme de performanță, lipsă de suport
și incompatibilitate cu formatele moderne.
-
Provocări
- Format proprietar dificil de accesat
- Incapacitatea de a scala sau integra cu alte aplicații
- Risc de pierdere a datelor în timpul tranziției către o nouă platformă
Soluția Digitera
- Exportul datelor vechi în formate standardizate
- Curățarea, validarea și restructurarea logică a bazei de documente
- Migrare etapizată fără întreruperea operațiunilor curente
- Implementarea unui DMS modern, scalabil și ușor de utilizat
Rezultate
- Migrare completă fără pierderi de date
- Performanță îmbunătățită și compatibilitate cu noile tehnologii
- Securitate sporită și backup automatizat
- Reducerea costurilor de mentenanță și creșterea flexibilității
Studiu de caz: Implementarea unui Sistem de Management al Documentelor (DMS)
Context
O organizație cu mai multe departamente și birouri se baza pe foldere partajate și emailuri
pentru stocarea și distribuirea documentelor, fără o soluție centralizată.
-
Provocări
- Duplicarea documentelor și confuzie privind versiunea „finală”
- Acces limitat la informații pentru angajații de pe teren
- Lipsa unei politici consistente pentru stocarea și securizarea documentelor
Soluția Digitera
- Implementarea unui DMS modern, accesibil prin web și mobil
- Organizare pe colecții, roluri și niveluri de acces
- Funcționalități avansate de căutare și trasabilitate completă
Rezultate
- Timpul de căutare a documentelor redus de la minute la secunde
- Control complet asupra versiunilor și istoricului de modificări
- Acces facil și sigur de oriunde
- Reducerea riscului de scurgeri de informații
Studiu de caz: Consultanță pentru digitalizarea unei arhive fizice de documente
Context
O companie cu un volum semnificativ de documente fizice și-a propus să își modernizeze
procesele prin digitalizarea arhivei istorice. Aceasta includea documente juridice, financiare,
operaționale și tehnice, stocate în diverse locații, unele în condiții improprii.
-
Provocări
- Lipsa unei strategii clare de digitalizare
- Documente învechite, incomplete sau greu accesibile
- Spații de stocare costisitoare și greu de gestionat
- Riscuri de pierdere sau deteriorare a documentelor fizice
Soluția Digitera
- Auditarea arhivei fizice și stabilirea priorităților de digitalizare
- Definirea fluxurilor de lucru pentru scanare, indexare și validare
- Selectarea echipamentelor și soluțiilor software potrivite
- Ghidarea clientului între opțiuni interne sau externalizate de organizare
- Dezvoltarea unui plan pentru arhivarea digitală
- Instruirea echipei clientului prin workshopuri și suport continuu
Rezultate
- Reducerea timpului de acces la informații cu peste 70%
- Optimizarea spațiilor fizice anterior dedicate arhivării
- Trasabilitate și securitate îmbunătățite pentru documente
- Flexibilitate în accesarea documentelor din orice locație
- Crearea unei infrastructuri digitale scalabile pentru viitor
Studiu de caz: Automatizarea extragerii de date din formulare vamale proprietare
Context
Clientul primea regulat formulare vamale (DAI – avize de livrare) într-un format PDF proprietar,
bazat pe Adobe. Deși fișierele păreau PDF-uri standard, datele nu puteau fi extrase sau procesate
prin instrumente OCR. Drept urmare, angajații erau nevoiți să copieze manual informațiile din
fiecare formular în sistemele interne – un proces extrem de consumator de timp și predispus la
erori.
-
Provocări
- Format PDF proprietar incompatibil cu instrumentele standard OCR sau de extragere a datelor
- Introducerea manuală a datelor consuma timp și resurse semnificative
- Risc ridicat de eroare umană la procesarea unui volum mare de formulare
- Fluxuri de lucru ineficiente care generau întârzieri operaționale și costuri suplimentare
Soluția Digitera
- Dezvoltarea unei aplicații personalizate capabile să interacționeze direct cu formatul PDF proprietar
- Extragerea automată a tuturor câmpurilor de date relevante și exportul acestora în fișiere Excel structurate
- Eliminarea completă a necesității intervenției manuale
Rezultate
- Automatizare completă a extragerii datelor din formularele vamale
- Efort manual zero din partea echipei clientului
- Reducerea semnificativă a timpului și costurilor de procesare
- Precizie și fiabilitate îmbunătățite ale datelor extrase
- Resurse eliberate, redirecționate către activități cu valoare adăugată mai mare
Studiu de caz: Integrarea a trei platforme externe într-un sistem intern existent
Context
O companie din domeniul serviciilor fiscale și consultanței financiare folosea trei platforme esențiale în activitatea de zi cu zi: CloudTalk (telefonie și call-center), Pipedrive (CRM) și Intercom (comunicare și suport clienți).
Deși fiecare instrument era util, informațiile rămâneau dispersate, iar echipa nu avea o imagine completă și unificată a interacțiunilor cu clienții.
Compania deținea deja o aplicație internă custom, centrală pentru procesele lor, însă aceasta nu era conectată la celelalte sisteme.
-
Provocări
- Informații fragmentate între trei sisteme separate
- Lipsa unei vederi unificate asupra istoricului unui client
- Timp pierdut cu accesarea și corelarea manuală a datelor
- Necesitatea automatizării proceselor de raportare internă
- Echipa operațională și de suport nu avea acces rapid la date actualizate
Soluția Digitera
- Digitera Software Solutions a realizat un proiect de integrare prin care datele din CloudTalk, Pipedrive și Intercom sunt colectate, validate și sincronizate automat în aplicația internă a clientului.
- Analiza fluxurilor de date și a proceselor operaționale existente
- Conectarea prin API la cele trei platforme externe
- Preluarea automată a informațiilor relevante (apeluri, lead-uri, conversații, activități etc.)
- Normalizarea și validarea datelor pentru acuratețe totală
- Integrarea datelor în aplicația internă, într-un format ușor de utilizat
- Automatizarea actualizărilor astfel încât echipa clientului să aibă mereu informații la zi
Rezultate
- Centralizarea completă a informațiilor într-o singură aplicație
- Reducerea semnificativă a timpului pentru accesarea și corelarea datelor
- Vedere 360° asupra fiecărui client, fără să mai fie necesară schimbarea între platforme
- Creșterea eficienței echipelor de suport, vânzări și operațiuni
- Reducerea erorilor umane prin eliminarea procesării manuale
- Procese interne mai clare și decizii mai rapide, bazate pe date actualizate